Автоматизация жизненного цикла сотрудника с помощью единой экосистемы HR-продуктов SLSoft

В статье рассмотрен жизненный цикл сотрудника в компании – определены преимущества использования этой схемы развития персонала, описаны триггеры выгорания. Представлены цифровые инструменты, которые позволяют автоматизировать подобную модель с использованием единой экосистемы программных продуктов.

Термин «жизненный цикл сотрудника» (Employee Life Cycle (ELC) отображает этапы взаимодействия работника с компанией — своеобразные стадии, которые он проходит во время своего трудового процесса.

Жизненный цикл сотрудника длится с момента, когда потенциальный кандидат впервые узнает о вакансии и компании, и до момента увольнения. В зависимости от специфики организации, должности и специальности работника, этапы жизненного цикла могут различаться, но основные шаги будут неизменны и последовательны. Потому что нельзя адаптировать кандидата до его подбора, или внести его данные в кадровый резерв до оценки. Общий путь от приема до увольнения зачастую не зависит от обязанностей и выполняемой работы.

Любой сотрудник проходит в работе состояния роста, реализации, выгорания и стагнации, которые связаны с уровнем его продуктивности, производительностью и, в целом, с длительностью работы в компании. Отслеживание этапов жизненного цикла помогает правильно работать с персоналом, учитывая эти эмоциональные изменения. Например, ускорять адаптацию новичков, увеличивать период высокой результативности специалистов, выявлять выгоревших сотрудников и удерживать их, снижая текучесть.

Длительность каждого этапа жизненного цикла сильно зависит от уровня стресса. Чем чаще сотрудник сталкивается с тревогой и напряжением, тем быстрее он выгорит. Например, подобным стрессом для работников с большим стажем является постоянное изменение процессов – они сложнее переносят перемены и быстрее устают от новшеств. Поэтому важно мотивировать сотрудников, вовлекать и поддерживать во время внешних преобразований, повышая таким образом продолжительность нахождения работника на каждой стадии.

Классическая схема жизненного цикла сотрудника содержит следующие этапы: поиск сотрудников и первый контакт, отбор и наем, адаптация, вовлечение, развитие, удержание, признание, оффбординг и увольнение.

Однако заочное знакомство с компанией начинается задолго до этапа размещения вакансий – кандидат может заранее знать о потенциальном работодателе: условия работы, месторасположение офиса, бенефиты, отзывы. И именно на этом этапе целью HR становится привлечение внимания нужных специалистов через формирование ценности бренда, уникальной корпоративной культуры, командного духа, ощущения причастности. Здесь можно использовать отзывы сотрудников, соц. сети компании, сайт. В целом формирование ценностного предложения работодателя (EVP) позволяет привлечь в компанию талантливых сотрудников, а также удержать в штате уже работающих.

Также важен заключительный шаг – это расторжение договора и окончание трудовых отношений с сотрудником. Этот этап может быть отсрочен во времени, но в какой-то момент работники покидают компанию. Здесь важно помнить, что это не конец и обрыв всех связей, а своеобразная новая ступень для бывшего сотрудника и теперь именно его мнение формирует взгляд на компанию извне. Поэтому уважительное отношение, соблюдение требований ТК, проведение выходного интервью, сохранение лояльности – важные задачи для HR-специалиста на этом этапе.

Для работодателя на каждом этапе жизненного цикла важны:

• Рекрутинг — быстрый найм и сокращение затрат. Поиск кандидата, который максимально подходит на должность, имеет организаторские способности и лидерские навыки.
• Ожидание — сокращение времени от момента найма до начала работы.
• Адаптация (первые 2 недели) — быстрое оформление и вхождение в должность, понимание требований и задач. Начало взаимодействия с коллегами, включение в бизнес-процессы. Появление осознанной лояльности.
• Достижение необходимого уровня профессионализма (от 2 до 6 месяцев) — у нового работника есть инструменты для выполнения рабочих заданий. Есть возможности преуспеть и внести свой вклад в развитие компании.
• Развитие профессионализма (от 6 до 12 месяцев) — продуктивные отношения, понятный карьерный путь, поддержка и развитие сотрудника, лояльность компании.
• Баланс «работа/личная жизнь» (от 1 года и до момента ухода) – нахождение компромисса между работой и личной жизнью. Работник становится наставником и лидером, передача опыта.
• Высвобождение (от момента принятия решения до оформления окончания отношений) – собрана позитивная обратная связь. Поддержана репутация работодателя.
• Привлечение (до открытия вакансии) — важность бренда работодателя. Есть база кандидатов еще до того, как в них появляется потребность.

В современных реалиях лавинообразного укрупнения компаний и увеличения количества персонала, без сквозной автоматизации всех этапов жизненного цикла сотрудника, невозможно учесть все HR-процессы, отследить изменения по работнику, вовремя предложить программу развития, сформировать отчеты и принимать решения на основе реальных данных.

Российская система «БОСС» — это полнофункциональное HR-решение, автоматизирующее непрерывный сквозной процесс управления персоналом на каждой стадии жизненного цикла сотрудника: от кадрового администрирования, расчета заработной платы, отчисления налогов и сборов, ведения штатного расписания, учета рабочего времени и формирования стандартизованной отчетности, до управления HR-процессами. Например, построение и визуализация организационных структур, профилирование должностей и позиций, управление KPI, оценка персонала, разработка планов обучения и составление ИПР сотрудника, управление премированием на основе бонусных схем и компенсационными пакетами, формирование кафетерия льгот. В системе реализован сервис «Личный кабинет» для сотрудников и руководителей, а также используется общее цифровое пространство с единой точкой входа для комфортной работы со всеми кадровыми данными компании.

В ответ на вызовы времени, формирование крупных российских ИТ-экосистем – стало трендом, под который появляются предложения, часто не отвечающие требованиям к подобным решениям. Некие «дополненные партнерства», программные продукты которых не объединены между собой: нет бесшовной интеграции, единого рабочего пространства и общей точки входа, централизованной техподдержки всей экосистемы. Нет единой карты развития продукта — как функциональной, так и платформенной, общей для всех продуктов экосистемы. Также для HR-систем важно учитывать правовые изменения: кадровые, налоговые, финансовые, юридические – все, что связано с кадровым делопроизводством. Нормы меняются настолько быстро, что никакие самописные решения и «инхаусное» сопровождение не позволяют осуществлять актуальную поддержку продуктов. И западные системы, которые по-прежнему используются в отдельных компаниях, и уже практически не поддерживаются своими вендорами, тоже в зоне риска.

Цифровые HR-ассистенты программных продуктов линейки SL Soft логично дополняют друг друга и бесшовно интегрируются с базовыми кадровыми данными, предоставляемыми системой «БОСС», создавая единую HR-экосистему, автоматизирующую полный жизненный цикл сотрудника с точки зрения работодателя: от этапов поиска кандидатов до построения визуальных отчетов по персоналу.

• Robovoice: поиск сотрудников и первичная коммуникация — отбор резюме по сайтам, экспресс-интервью, ранжирование в зависимости от требований и компетенций, автоматические обзвоны, ответы на вопросы.
• «Цитрос КЭДО»: применение возможностей юридически значимого кадрового ЭДОмежду работодателем, сотрудниками и соискателями.
• SOICA: заполнение информации о сотруднике и занесение их в базовую кадровую систему — распознавание данных в сканах документов (паспорт, диплом, ИНН и др.) и внесение их в «БОСС».
• ROBIN: цифровой ассистент сотрудника, доступный через чат-интерфейс. Отвечает на вопросы пользователя, помогает в решении ежедневных задач за счет встроенного искусственного интеллекта.
• «БОСС»: расчеты с персоналом, сквозные HR-бизнес-процессы - адаптация, оценка, обучение, кадровый резерв и т.д.
• Polymatica: визуализация данных и бизнес-аналитика – отчеты и построение «дашбордов» по каждому из этапов жизненного цикла сотрудников.

Отслеживая вовлеченность, профессионализм и производительность сотрудника, опытный HR сможет вовремя определить изменение его эмоционального настроя и помочь пройти подобный сложный период с минимальными потерями для компании. Цифровой мониторинг жизненного цикла помогает руководителям понимать и предсказывать ситуацию с кадрами в компании. Низкая текучесть кадров — это экономия на расходах на наем, удержание ключевых специалистов и сохранение их опыта. И в целом, контроль и совершенствование жизненного цикла сотрудника имеет большое значение для долгосрочного успеха компании.