Автоматизированные системы и решения для управления персоналом 1000+ сотрудников

Юридически значимый кадровый документооборот - с чего начать?

За последние годы скорость принятия законов по цифровизации базовых кадровых процессов увеличилась в разы. Этому способствовал карантин и перевод большого количества сотрудников на удаленную работу. С 2017 года последовательно были введены электронные больничные и трудовые книжки, дубликат СНИЛС в электронной версии, а также два важных закона, на которых стоит остановиться отдельно - это 122-ФЗ про эксперимент в кадровом документообороте и ФЗ-407 «О дистанционных сотрудниках».

122-ФЗ — это закон об эксперименте, позволяющем компаниям, подавшим заявки на участие в нём, подписывать кадровые документы электронной цифровой подписью без дублирования их на бумаге. Причем, работодатель может сам определить, какие документы и какие отделы переходят на электронный кадровый документооборот. На текущий момент эксперимент продлен до июля 2021 года. Сейчас наши законодатели активно работают над новым законом, который позволит уже всем компаниям использовать электронный юридически значимый кадровый документооборот. Также, организации, где есть дистанционные сотрудники, могут использовать положения 407-ФЗ и подписывать кадровые документы с удаленными работниками в цифровом виде. Положения этого закона можно использовать уже сейчас, даже не участвуя в кадровом эксперименте.

Эти два закона четко регламентируют порядок подписания кадровых документов. Но, прежде, чем обсуждать «как подписывать», нужно обсудить «чем именно подписывать» — какими электронными подписями нужно заверять подобные документы.

Какие же виды цифровой подписи есть у нас в стране? Это регламентирует 63-ФЗ. В РФ есть 3 вида подписей: это УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись — самая «сильная». Она равнозначна рукописной, и её единственный недостаток — возможность выдачи только аккредитованными удостоверяющими центрами. Поэтому стоимость ее высока: порядка полутора — двух тысяч рублей в год на каждого человека. Второй вид подписи: это УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись. Она технологически очень похожа на УКЭП, но разница в том, что её выдавать могут неаккредитованные удостоверяющие центры, и, соответственно, её стоимость значительно ниже. У этих двух подписей есть одна отличительная особенность: по результатам подписания документов и УКЭП-ом, и УНЭП-ом формируется цифровой отпечаток. Именно он показывает, какой конкретно документ был подписан и каким конкретно человеком. И это очень важно! Третий вид подписи: ПЭП — это простая электронная подпись. По сути, это логин/пароль в корпоративный e-mail, либо в корпоративный портал — любую корпоративную систему. Эта подпись бесплатна, не имеет цифрового следа, и при каких-либо разбирательствах доказать, что именно этот документ был подписан этой ПЭП, будет практически невозможно.

Теперь давайте разберемся, как именно и чем можно подписывать кадровые документы. Если вы работаете с дистанционными сотрудниками, то по 407-ФЗ со стороны компании документ можно подписать УКЭП-ом, а работник может завизировать его всеми тремя способами: и УКЭП-ом, но это дорого, и УНЭП-ом, и даже ряд документов ПЭП-ом. Но, во-первых, не все документы, а во-вторых, здесь есть зона риска, про которую упоминалось выше, и ее надо учитывать.

Если ваша компания участвует в кадровом эксперименте согласно 122-ФЗ, то схема очень похожая: компания также должна завизировать документ УКЭП-ом, а сотрудник может подписывать его и УКЭП-ом, и УНЭП-ом. Но, здесь у него еще появляется возможность подписывать документы учетной записью портала госуслуг. И эта подпись самая удобная как для работодателя, так и для работника. Если говорить про работодателя, то она фактически не требует никаких трудозатрат по ее выдаче, потому что ее уже выдало государство. А с точки зрения сотрудника, доверие к этой подписи выше, потому что она выдана федеральным порталом. Поэтому учетная запись портала госуслуг в качестве ЭЦП удобна всем участникам процесса.

Давайте разберем, какие типовые кадровые бизнес-процессы можно перевести в цифровой вид при переходе на электронный документооборот. Таких базовых процессов два: первый — это формирование исходного кадрового документа работодателем. Его алгоритм прост и понятен: документы создаются в учетной кадровой системе, распечатываются и раздаются руководителям и сотрудникам для подписания. Если подобные документы массовые, то визирование происходит через лист ознакомления. Далее документы возвращается в отдел кадров, там происходит их ревизия — если документ подписан, то он подшивается к делу, а если он не подписан, не правильно подписан или вообще не вернулся, то процесс приходится запускать заново. А второй бизнес- процесс — зеркальный, когда изначальный документ приходит от сотрудника: работник пишет заявление, визирует его, согласовывает со своим руководителем и передает этот документ в отдел кадров, где электронный документ принимается в работу, а его подписанная бумажная копия отправляется в архив.

До недавнего времени не было готового решения для юридически значимого электронного кадрового документооборота, которое соответствовало бы всем вышеперечисленным законам, и, конечно, 152-ФЗ «О персональных данных». Теперь в российской системе управления персоналом БОСС-Кадровик появилась возможность подписывать ЭЦП кадровые документы с сотрудниками и полностью организовать юридически значимый электронный документооборот с помощью внешнего веб-сервиса.

Кроме того, можно преобразовать бизнес-процессы, которые мы рассмотрели выше, в цифровой вид. Первый тип процессов, где инициатива исходит от работодателя выглядит так: документы продолжают формироваться в системе БОСС-Кадровик, а дальше передаются во внешний веб-сервис, где происходит их дальнейшая отработка. После удаленного ознакомления сотрудники могут завизировать кадровые документы теми самыми цифровыми средствами, которые были рассмотрены выше, в точном соответствии с действующим законодательством. После подписания документ автоматически попадает в архив. Отдел кадров управляет этим процессом и контролирует все реперные точки.  

Если говорить про второй тип бизнес-процессов - «от сотрудника», то здесь всё происходит в рамках веб-сервиса «Личный кабинет», установленного на смартфоне или планшете работника: он может создать заявление, подписать его своей электронной подписью и отправить этот документ на согласование с уведомлением по любым корпоративным каналам – sms, e-mail, мессенджеры. После согласования заявка попадает в отдел кадров, где с ней работают уже кадровики.

В системе ведется реестр всех кадровых документов и электронный архив. HR-сотрудник видит и отслеживает все кадровые документы: их статус, историю, комментарии. Этот же реестр является электронным архивом - если нужно найти какой-либо документ, например, он требуется для внутреннего или внешнего аудита, его можно легко и быстро предоставить.

Для сотрудника в системе есть простой «Личный кабинет», где он может ознакомиться и подписать документы, которые ему направил работодатель, создать и направить на визирование заявления, а также получить доступ ко всем своим документам. Причем, делать он это может как с компьютера, так и со смартфона - с любого устройства, где есть браузер.

Итак, мы рассмотрели, как под влиянием законодательных инициатив HR бизнес-процессы компаний можно трансформировать в цифровой вид. Учитывая текущую работу большинства компаний в смешанном режиме, удаленное оформление отношений с сотрудниками чрезвычайно востребовано. И мы наблюдаем повышенный интерес со стороны заказчиков к этим новым функциям системы БОСС-Кадровик.

Источник: https://www.hr-director.ru/news/71798-yuridicheski-znachimyy-kadrovyy-dokumentooborot-s-chego-nachat